Word, Excel und PowerPoint in PDF umwandeln
Um Word, Excel oder PowerPoint in PDF umzuwandeln, laden Sie die Datei (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt oder .pptx) im passenden Werkzeug hoch und laden das fertige PDF herunter. Um Überraschungen zu vermeiden, nutzen Sie gängige Schriften, legen in Tabellen den Druckbereich fest und prüfen vor dem Versand die Seitenaufteilung des Ergebnisses.
Warum Office-Dokumente in PDF umwandeln
Eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei hängt vom Programm, der Version und den auf dem jeweiligen Computer installierten Schriften ab. Dasselbe Dokument kann auf einem anderen Rechner den Seitenumbruch ändern, Schriften ersetzen oder Bilder verschieben. Das PDF friert das Ergebnis ein: Das Aussehen ist auf jedem Gerät, System und Drucker gleich.
Hinzu kommt ein Datenschutzaspekt. Wenn Sie eine Excel-Tabelle versenden, senden Sie auch Formeln, ausgeblendete Blätter und Daten mit, die der Empfänger nicht sehen muss. Als PDF bleibt nur der sichtbare Inhalt.
So wandeln Sie jeden Dateityp um
Der Ablauf ist bei allen drei Werkzeugen gleich: hochladen, umwandeln, herunterladen.
- Word zu PDF akzeptiert DOC- und DOCX-Dateien und bewahrt Schriften, Bilder und Formatierung.
- Excel zu PDF akzeptiert XLS und XLSX und erzeugt ein Dokument mit dem Drucklayout der Tabelle.
- PowerPoint zu PDF akzeptiert PPT und PPTX und macht aus jeder Folie eine Seite.
Was Sie in Word vor der Umwandlung anpassen sollten
Aktualisieren Sie Inhaltsverzeichnis, Querverweise und Seitenzahlen: Das PDF zeigt genau das, was zum Zeitpunkt der Umwandlung in der Datei steht. Bevorzugen Sie gängige Schriften, die auf den meisten Systemen vorhanden sind, und vermeiden Sie frei auf der Seite platzierte Bilder mit komplexen Zuschnitten, denn sie verschieben sich am häufigsten. Blättern Sie das PDF nach der Umwandlung ganz durch; Seitenumbrüche mitten in Tabellen und einzelne Überschriften am Seitenende sind die häufigsten Probleme.
Tabellen: Druckbereich und Ausrichtung
Das PDF einer Tabelle folgt den Druckeinstellungen von Excel. Ist kein Druckbereich festgelegt, können breite Spalten auf mehrere Seiten verteilt oder abgeschnitten werden. Markieren Sie vor der Umwandlung den Bereich, der erscheinen soll, legen Sie ihn als Druckbereich fest, wählen Sie für breite Tabellen das Querformat und nutzen Sie die Anpassung, damit alle Spalten in die Seitenbreite passen. Ausgeblendete Blätter und Inhalte außerhalb des Druckbereichs erscheinen nicht im PDF.
Präsentationen: Notizen, Animationen und Größe
Im PDF wird jede Folie zu einer statischen Seite: Animationen und Übergänge bleiben nicht erhalten, sorgen Sie also dafür, dass die letzte Folie alle wichtigen Inhalte zeigt. Präsentationen mit vielen Fotos erzeugen schwere PDFs; ist das Größenlimit beim Versand ein Problem, schicken Sie das Ergebnis durch PDF komprimieren.
Wenn das PDF langfristig archiviert werden muss
Für die Aufbewahrung über Jahre, etwa bei Verträgen, Bilanzen und Patientenakten, gibt es das Format PDF/A, das dafür ausgelegt ist, dass die Datei auch in Zukunft unverändert angezeigt wird. Wandeln Sie das Dokument zuerst in PDF um und nutzen Sie bei Bedarf PDF zu PDF/A. Bewahren Sie außerdem immer die bearbeitbare Originaldatei auf, denn das PDF ist nicht zum Verändern gedacht; müssen Sie später doch bearbeiten, ist der umgekehrte Weg PDF zu Word.
Häufige Fragen
Muss Microsoft Office installiert sein?
Nein. Die Umwandlung erfolgt auf dem Server, Sie laden die Datei also einfach im Browser hoch, am Computer oder am Smartphone.
Warum sehen die Schriften in meinem PDF anders aus?
Verwendet das Dokument eine Schrift, die bei der Umwandlung nicht verfügbar ist, wird sie durch eine ähnliche ersetzt. Gängige Schriften wie Arial, Times New Roman und Calibri verhindern das Problem.
Wie verhindere ich, dass die Tabelle im PDF abgeschnitten wird?
Legen Sie in Excel vor der Umwandlung den Druckbereich fest, wählen Sie für breite Tabellen das Querformat und aktivieren Sie die Anpassung aller Spalten auf eine Seite.