Come convertire Word, Excel e PowerPoint in PDF
Per convertire Word, Excel o PowerPoint in PDF, carica il file (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt o .pptx) nello strumento corrispondente e scarica il PDF pronto. Per evitare sorprese, usa caratteri comuni, definisci l’area di stampa nei fogli di calcolo e controlla l’impaginazione del risultato prima di inviarlo.
Perché convertire i documenti Office in PDF
Un file Word, Excel o PowerPoint dipende dal programma, dalla versione e dai caratteri installati su ogni computer. Lo stesso documento può cambiare l’impaginazione su un’altra macchina, sostituire i caratteri o spostare le immagini. Il PDF fissa il risultato: l’aspetto è lo stesso su qualsiasi dispositivo, sistema o stampante.
C’è anche un motivo di privacy. Quando invii un foglio Excel, invii anche formule, schede nascoste e dati che il destinatario non ha bisogno di vedere. Convertito in PDF, diventa solo il contenuto visibile.
Come convertire ogni tipo di file
Il procedimento è lo stesso nei tre strumenti: carica, converti e scarica.
- Word in PDF accetta file DOC e DOCX e mantiene caratteri, immagini e formattazione.
- Excel in PDF accetta XLS e XLSX e genera un documento con il layout di stampa del foglio di calcolo.
- PowerPoint in PDF accetta PPT e PPTX e trasforma ogni diapositiva in una pagina.
Cosa sistemare in Word prima di convertire
Aggiorna l’indice, i riferimenti incrociati e la numerazione delle pagine: il PDF mostra esattamente ciò che c’è nel file al momento della conversione. Preferisci caratteri comuni, presenti sulla maggior parte dei sistemi, ed evita di posizionare immagini libere nella pagina con ritagli complessi, perché sono ciò che si sposta di più. Dopo la conversione, scorri tutto il PDF: interruzioni di pagina nel mezzo delle tabelle e titoli isolati a fine pagina sono i problemi più frequenti.
Fogli di calcolo: area di stampa e orientamento
Il PDF di un foglio di calcolo segue le impostazioni di stampa di Excel. Se l’area di stampa non è definita, le colonne larghe possono essere divise su più pagine o apparire tagliate. Prima di convertire, seleziona l’intervallo che deve comparire, impostalo come area di stampa, scegli l’orientamento orizzontale per le tabelle larghe e usa l’adattamento per far stare tutte le colonne nella larghezza della pagina. Le schede nascoste e il contenuto fuori dall’area di stampa non compaiono nel PDF.
Presentazioni: note, animazioni e dimensioni
Nel PDF ogni diapositiva diventa una pagina statica: animazioni e transizioni non vengono mantenute, quindi assicurati che l’ultima versione della diapositiva mostri tutto il contenuto importante. Le presentazioni con molte foto generano PDF pesanti; se il limite di invio è un problema, passa il risultato in Comprimi PDF.
Quando il PDF deve essere archiviato a lungo
Per conservare i documenti per anni, come contratti, bilanci e cartelle cliniche, esiste il formato PDF/A, progettato perché il file continui ad aprirsi allo stesso modo in futuro. Converti prima il documento in PDF e, se serve, usa PDF in PDF/A. E conserva sempre il file originale modificabile, perché il PDF non è fatto per essere modificato; se dovrai modificarlo in seguito, il percorso inverso è PDF in Word.
Domande frequenti
Devo avere Microsoft Office installato?
No. La conversione avviene sul server, quindi basta caricare il file dal browser, sul computer o sullo smartphone.
Perché i caratteri del mio PDF sono diversi?
Quando il documento usa un carattere non disponibile durante la conversione, questo viene sostituito con uno simile. I caratteri comuni, come Arial, Times New Roman e Calibri, evitano il problema.
Come evito che il foglio di calcolo venga tagliato nel PDF?
In Excel, definisci l’area di stampa, scegli l’orientamento orizzontale per le tabelle larghe e attiva l’adattamento di tutte le colonne a una pagina prima di convertire.